Khi nhập khẩu hàng hóa thì đều cần có các giấy tờ chứng nhận nguồn gốc xuất xứ và các giấy tờ liên quan từ nước sản xuất. Nhất là trong trường hợp nhập khẩu các sản phẩm TPCN hay mỹ phẩm. Tuy nhiên, để cơ quan nhà nước tại Việt Nam có thể xác minh tính xác thực và giá trị của giấy tờ đó thì các cơ sở nhập khẩu cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho các tài liệu này.

Bài viết dưới đây sẽ giúp Quý vị có thể hiểu thêm về quá trình thực hiện thủ tục xin hợp pháp hóa lãnh sự để có thể hoàn thiện bộ hồ sơ cho quá trình nhập khẩu sản phẩm.

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Theo Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ: Về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

“Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”.

Cơ quan này có thể là:

Tại Việt Nam:

1. Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam.
2. Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.

Tại nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

Như vậy, dựa trên khái niệm có thể thấy, việc hợp pháp hóa lãnh sự giúp cho các tài liệu từ các nước ngoài được công nhận có giá trị pháp lý khi sử dụng trong kinh doanh, giao dịch tại Việt Nam, tạo điều kiện giúp các hoạt động này được diễn ra liền mạch, không gián đoạn do không đủ tính xác thực.

2. Các giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự

Hiện nay, có rất nhiều giấy tờ cần được hợp pháp hóa lãnh sự như: giấy phép lao động, giấy xin nhận nuôi con, giấy đăng ký hộ tịch, … Đặc biệt, đối với lĩnh vực kinh doanh còn cần có nhiều loại giấy tờ cần hợp pháp hóa như:

CFS (Certificate of Free Sales): Chứng nhận lưu hành tự do
CO (Certificate of Origin): Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại một vùng lãnh thổ hoặc một quốc gia.
CQ (Certificate of Quality): Chứng nhận chất lượng hàng hóa phù hợp với tiêu chuẩn của nước sản xuất hoặc các tiêu chuẩn quốc tế.
…

Lưu ý: Có những giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nếu:

bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

3. Quy trình chung khi hợp pháp hóa lãnh sự

Để xin được hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ hoặc tài liệu được cấp bởi một quốc gia được sử dụng hợp pháp ở quốc gia khác thì cần trải qua 2 bước sau:

Bước 1: Xin chứng nhận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền ở nước cấp giấy tờ

Trong bước này, người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự cần chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và nộp tại cơ quan ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự của nước cấp giấy tờ.

Ở Việt Nam cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự là Cục lãnh sự Hà Nội hoặc Sở ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh.
Ở nước ngoài, cơ quan có thẩm quyền có thể là Bộ ngoại giao hoặc một cơ quan khác do pháp luật nước đó quy định.

Bước 2: Xin hợp pháp hóa lãnh sự của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ được sử dụng

Ở bước này, bạn vẫn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền hợp pháp hoá lãnh sự của nước nơi giấy tờ được sử dụng.

Cơ quan có thẩm quyền thường là Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán của nước nơi giấy tờ được sử dụng đặt tại nước cấp giấy tờ.

Thời gian để hợp pháp hóa lãnh sự lâu hay không còn tùy thuộc vào số lượng cũng như tính chất của loại hồ sơ hoặc tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự nhưng không quá 01 tuần làm việc.

Sau khi hoàn thiện 02 bước trên là giấy tờ đó đã có đủ giá trị pháp lý để sử dụng ở nước ngoài.

——————————————————————————————————————————

Khôi Nguyên hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu các mặt hàng TPCN, Vật tư – Thiết bị Y tế với nhiều nhóm ngành hàng khác nhau. Không chỉ vậy, Khôi Nguyên còn đem tới nhóm giải pháp dịch vụ toàn diện cho quý khách hàng như: